Jusqu’aux années 1980, les Achats sont avant tout un centre de coût, marqué par l’âge d’or du “Cost Killing”. Ce modèle a prospéré avec la mondialisation des chaînes de valeur et la production de masse, entraînant une explosion des volumes, une réduction des marges et une concurrence accrue. Cette vision a longtemps dominé le pilotage de la performance des achats.
Il faudra attendre plusieurs avancées théoriques majeures (circonscrites aux achats ou non), comme la matrice de Kraljic (1980), les modèles stratégiques (CSP, Category management…) ou les principes de négociation (“Getting to Yes”, 1981), pour poser les bases d’une approche plus structurée.
Il faudra ensuite une vingtaine d’années supplémentaires pour que les Achats se positionnent comme une fonction créatrice de valeur. Cette transformation s’est manifestée par la capacité des Achats à générer des gains de parts de marché via l’innovation, l’amélioration des marges et le renforcement de la résilience.
La digitalisation a bien sûr joué un rôle important. ERP, e-Procurement, P2P, S2P et, plus récemment, l’IA : tous ces outils ont apporté des gains de productivité. Cependant, la digitalisation du métier, particulièrement en France, est encore loin d’être achevée.
Si la gestion des engagements (P2P) est plutôt bien outillée, le chiffre ci-dessus montre bien le travail restant à faire pour digitaliser la fonction Achats.
La persistance d’Excel comme outil de pilotage de la performance des achats au sein des Directions Achats s’explique selon nous par deux points :
- D’abord, la multiplicité des dimensions d’évaluation de la performance Achats.
- Ensuite, une méconnaissance des bonnes pratiques de pilotage de la performance (Achats ou non, par ailleurs).
Au sommaire de l’article
Les Achats sont passés d’une logique de réduction des coûts à une fonction créatrice de valeur, mais la digitalisation reste incomplète. Dans ce contexte, Excel demeure l’outil le plus utilisé pour piloter la performance des achats, notamment parce que celle-ci est multidimensionnelle et que les bonnes pratiques de pilotage sont encore inégalement maîtrisées.
Dans cet article, nous revenons sur les limites fréquentes du pilotage (KPI peu alignés, données dispersées, reporting trop rétrospectif, indicateurs peu actionnables) et sur une approche en 4 piliers : bases solides, source unique de vérité, capacité de projection et tableaux de bord actionnables.
Évaluer sa performance Achats
Traditionnellement, la performance Achats est évaluée sous l’angle financier des “savings”, ou économies réalisées. Bien que simple en théorie, le concept de savings est complexe en pratique : il peut donner lieu à de longs débats avec la Finance sur la définition des réductions de coûts (quelle référence prendre ?), des coûts évités (qui peuvent rester un surcoût effectif)… Autre exemple : les remises de fin d’année doivent-elles être considérées comme de la performance Achats ?
Cependant, la performance ne se résume pas aux euros facturés. Elle englobe également l’excellence opérationnelle, le niveau de compétence des équipes et la satisfaction des clients internes. En somme, elle repose sur de nombreuses dimensions, nécessitant le croisement de données qualitatives et quantitatives pour suivre la performance des achats de manière fiable.
Pourquoi l’évaluation de la performance pèche souvent
- Indicateurs non alignés avec la stratégie : les KPI sont souvent définis en silo, sans lien avec les objectifs globaux de l’entreprise.
- Données dispersées et processus non unifiés : les informations sont fragmentées entre divers outils (ERP, Excel, e-mails), et leurs calculs ou définitions ne sont pas harmonisés.
- Reporting rétrospectif sans anticipation : les tableaux de bord se concentrent sur le passé, sans permettre de simuler des scénarios futurs (par exemple, l’impact d’une baisse de 2 % des coûts d’achats sur la marge).
- Indicateurs non actionnables et longs à produire : un indicateur doit permettre de prendre une décision et d’agir. La production de rapports pour le simple plaisir du reporting est à éviter. De nombreuses entreprises peinent encore à obtenir instantanément leur top 10 des fournisseurs.
Notre recommandation : s’appuyer sur 4 piliers
Comment améliorer la performance des achats ? Voici une approche en quatre piliers :
- Des bases solides : mesurer la performance achats sur l’ensemble de ses dimensions sera d’autant plus simple que la maturité est élevée : processus formalisés et pilotés, gouvernance de la donnée, RACI clair.
- Une source unique de vérité : centraliser les données (budgets, commandes, factures, contrats) dans une plateforme collaborative dédiée à l’analyse du réalisé et au prédictif.
- Une capacité de projection : poser des hypothèses et modéliser l’impact de différentes stratégies (ex. hausse des coûts et impact sur la marge, rupture d’approvisionnement, centralisation des achats…).
- Des tableaux de bord personnalisés : adaptés aux enjeux de chaque métier (CPO, Category Manager, approvisionneur…) et surtout actionnables.
Conseil pratique
Pour démarrer rapidement, un tableau de bord “prototype” sous Excel (un tableau de bord exemple Excel) peut aider à cadrer les KPI, les définitions et les sources, avant d’industrialiser dans une solution dédiée.
Chez Kaora Partners, nous sommes experts de la transformation des Directions Achats, de la digitalisation des processus et de l’excellence opérationnelle. Nous serions ravis d’en discuter avec vous !
FAQ sur la performance achat
Pourquoi Excel reste-t-il l’outil roi pour piloter la performance Achats ?
Parce que la performance Achats est multidimensionnelle et que la digitalisation du pilotage reste fragmentée : Excel demeure l’outil le plus flexible pour croiser rapidement des données hétérogènes.
En quoi la mesure des “savings” est-elle complexe avec la Finance ?
Parce qu’il faut s’accorder sur un référentiel (base de comparaison) et sur le traitement des coûts évités, ainsi que sur des éléments comme les remises de fin d’année.
Quelles dimensions, au-delà des économies, intégrer dans l’évaluation ?
L’excellence opérationnelle, le niveau de compétence des équipes et la satisfaction des clients internes, via un croisement de données qualitatives et quantitatives.
Quels sont les principaux écueils du pilotage aujourd’hui ?
KPI non alignés, données dispersées, reporting trop rétrospectif, indicateurs peu actionnables et longs à produire.
Comment améliorer la performance achat ?
Bases solides, source unique de vérité, capacité de projection, tableaux de bord personnalisés et actionnables. Pour commencer, clarifier les KPI (définitions, sources, responsables) est souvent le meilleur premier pas.