Témoignage de HDF Energy France ; sur l’accompagnement à la définition de la feuille de route SI et au déploiement de la solution ERP
HDF Energy est un acteur mondial de premier plan de la filière hydrogène, développeur de grandes infrastructures hydrogène et industriel de piles à combustible de forte puissance. Pionnier de l’hydrogène-électricité, les principaux enjeux d’HDF Energy résident dans la concrétisation des projets et dans le lancement d’une nouvelle activité industrielle de piles à combustible en 2024. À la pointe de la révolution énergétique mondiale, HDF Energy décide d’anticiper sa croissance future et prend la décision stratégique de structurer son système d’information et d’outiller les process industriels et financiers, en se dotant de solutions (ERP, SI achats, consolidation…), afin de garantir son efficacité opérationnelle.
Kaora Partners a accompagné HDF – Hydrogène de France, dans la définition de la feuille de route SI d’évolution et l’AMOA du déploiement de la solution ERP.
- Définition de la feuille de route SI
- Aide au choix des solutions ERP, SI Achat, Consolidation
- AMOA déploiement ERP, SI Achat et Consolidation
Nous avons le plaisir d’avoir un témoignage de Anne Jallet-Auguste, Sponsor HDF du projet SI, et de Benoit Videira, Ingénieur Mécanique HDF et Key User ERP pour les modules production et planification.
Question 1: Dans quel contexte avez-vous décidé de construire la feuille de route SI du Groupe ?
La réflexion et la démarche de mise en place d’un système ERP ont été commencées au tout début du projet industriel, avec la décision de construction de l’usine à Blanquefort. Pour accompagner ce projet du point de vue opérationnel, il fallait un Système d’Information.
Nous ne voulions pas nous lancer directement dans un choix d’outils de gestion de l’activité production sans réfléchir plus globalement aux enjeux SI sur l’ensemble des métiers HDF. Nous avons ainsi profité de cette réflexion pour identifier les priorités par rapport à la capacité de HDF à mener ces projets avec réalisme, dans un calendrier de déploiement intégrant les différentes contraintes des métiers ; ce qui a abouti au lancement de la feuille de route SI.
En 2 mois, nous sommes donc arrivés à une feuille de route qui embarquait des sujets liés à l’activité projet et le projet ERP qui adressait les problématiques industrielles et financières.
Question 2 : Pourquoi avez-vous fait le choix d’être accompagné à cette étape ? Quels étaient vos critères de sélection ?
L’accompagnement par Kaora Partners sur la phase de définition de la feuille de route, de rédaction cahier des charges et d’aide au choix a permis d’ouvrir la réflexion et d’avoir un partenaire pour nous aider à ne pas nous cantonner à nos a priori. Le travail étant fait sur une feuille de route plus large, l’idée était aussi d’explorer des pistes auxquelles nous n’aurions pas spontanément pensé.
De plus, nous avons aussi délégué le pilotage de la feuille de route pour disposer de plus de temps pour nous mobiliser sur le projet industriel et les nouveaux challenges liés au passage à l’échelle.
Kaora Partners avec l’expérience de ce type de démarche, nous a apporté son regard critique sur la capacité à faire, par rapport aux ressources et aux outils souhaités. Dans le cadre des délais et des attentes de ce projet, il était primordial pour nous de ne pas nous fourvoyer dans la capacité à faire et de réussir à prioriser les sujets.
Le choix de travailler avec Kaora Partners, s’est fait sur leur approche et leur vision pragmatique des sujets inclus dans notre feuille de route, le bon « fit » assez rapide qu’il y eut avec l’ensemble des équipes métiers embarquées (industrie, méthodes, finances); et le critère de prix.
Une fois la feuille de route validée, nous avons souhaité déployer la suite avec Kaora Partners, car nous avions été satisfaits du résultat de la première phase.
Question 3 : La feuille de route a conforté la nécessité de mettre en place un ERP. Comment avez-vous perçu notre accompagnement dans le choix et le lancement des priorités ?
B.V:
En phase de déploiement, avoir l’équipe Kaora Partners sur la partie AMOA a permis aux équipes HDF de se concentrer sur l’opérationnel, et nous leur avons fait confiance sur l’organisation des sessions et la prise de contact avec les équipes ; ce qui a permis de gagner du temps sur les échanges et d’être plus à l’aise dans l’idée de faire le choix d’outils, sur la base de la présélection faite par Kaora Partners. C’était aussi très rassurant car on pouvait se focaliser sur la couverture des besoins, des outils et ne pas gérer les contraintes d’organisation intrinsèques à ces projets.
L’équipe HDF était réduite avec de nombreux sujets à gérer au démarrage, Kaora Partners a fait partie intégrante de notre équipe en prenant en charge une partie de nos activités et ainsi décharger les équipes métiers.
A.J-A :
Sur le choix de quelles étaient les priorités de la feuille de route, l’équipe Kaora Partners s’est imprégnée de la stratégie et du cadre de HDF ; ce qui lui a permis d’être force de proposition sur le choix des priorités, et de jouer le rôle d’alerte pour ne pas surcharger les équipes avec des objectifs et un planning inadaptés, tout en restant ambitieux dans les projets à mener.
Avec l’appui de Kaora Partners, nous avons pu aller chercher efficacement sur le marché des solutions adaptées aux objectifs de HDF, pouvant répondre à des besoins à la fois complexes et avec une portée internationale (23 pays), tout en étant flexible et à la portée de HDF.
Ils ont effectué un balayage du marché avec une lecture sur la base de nos critères et de leur connaissance de notre organisation ; et ils nous ont aidés à aller sur des outils, que potentiellement on n’aurait pas retenus dans notre shortlist si nous l’avions fait seuls.
Le travail de synthèse de la feuille de route réalisé entre HDF et Kaora Partners a permis d’identifier que dans le chemin critique il y avait pour nous la nécessité d’être accompagnés, et cette décision a clairement été clé, ce qui a permis de lancer les outils dans le planning initialement prévu. On était lucide. Réaliser ce projet seul n’aurait pas été réalisable.
Question 4 : Vous avez lancé 3 projets en parallèle en 2023 puis 2 en 2024. L’ERP et l’ensemble des solutions mises en place sont-elles alignées avec vos besoins et ont-elles apporté les bénéfices escomptés ?
B.V:
L’ERP a mis un peu de temps à se mettre en place, mais aujourd’hui on est opérationnel et l’outil correspond aux besoins à date des métiers. Côté production, nous sommes aux prémices de son usage, mais rapidement dans les prochains mois nous allons gérer des milliers de références et nous avons dès à présent effectué les premières réceptions.
Avoir toute la donnée au sein de l’ERP, et suivre son flux tout au long de la production est primordial pour nous. Nous sommes conscients que sans l’ERP, aujourd’hui le projet d’industrialisation ne serait pas envisageable.
A.J-A :
C’est un peu tôt du côté support pour faire un retour sur l’ensemble de l’usage des outils, car on commence juste à les utiliser.
L’outil de consolidation est déployé et utilisé, et heureusement qu’on l’a à date ; même si ce projet globalement a peu d’enjeux.
Côté ERP, la 1ère clôture comptable a été réalisée avec succès, des points d’amélioration sont identifiés. Mais, ce sera uniquement lorsqu’on rentrera en phase opération, sur la partie fabrication, qu’on se rendra compte de comment tout se lie.
Nous ne regrettons pas ces choix d’outils qui nous ont permis de franchir le pas indispensable pour démarrer l’activité industrielle. Un choix d’outils ambitieux mais accessible, en termes de manipulation, opérations et maintenance.
Les utilisateurs sont globalement satisfaits des solutions utilisées.
La question qui se pose aujourd’hui concerne les interfaces entre les différents outils déployés et la délimitation de leurs périmètres respectifs, avec la nécessité potentielle de réévaluer certains arbitrages une fois que tout sera en place et pleinement opérationnel.
Question 5 : Comment évalueriez vous la qualité de l’accompagnement de Kaora Partners tout au long du projet (feuille de route, aides au choix et l’AMOA) ? Qu’avez-vous particulièrement apprécié ?
B.V:
Nous avons apprécié la disponibilité et la réactivité des consultantes Kaora Partners sur tous les sujets autour de la phase de déploiement. Elles ont aussi été présentes lors des formations pour comprendre le fonctionnement de l’outil et nous aider à constituer nos guides utilisateurs et structurer la V1 de nos modes opératoires. Ce travail a permis que l’on puisse côté métier se focaliser sur les besoins et sur la réflexion des paramètres pour rendre l’outil plus adapté à nos attentes. On a pu aussi compter sur Kaora Partners pour avoir une vision des possibilités de l’outil par rapport à nos métiers, ce qui nous a permis d’avoir un garde-fou pour ne pas trop sortir du périmètre du projet et du fonctionnement standard de l’outil.
La rédaction des guides d’utilisation réalisée par Kaora Partners est impérative pour présenter l’outil et les modes opératoires aux nouveaux arrivants. Nous avons aussi prévu de les réajuster par rapport à l’usage de l’outil.
Kaora Partners a été chef d’orchestre entre les partenaires et HDF sur l’ensemble des sujets d’organisation des ateliers et les étapes de validation (phase de recette).
A.J-A:
Pour compléter le côté opérationnel, l’équipe Kaora Associé a apporté au-delà d’un savoir-faire conseil et AMOA, un côté plus humain en gardant le sourire, la bonne humeur et en faisant preuve de patience tout au long du projet, ce qui a été apprécié par nos équipes malgré les hauts et les bas classiques de ce type de projet.
On a senti un vrai alignement de leurs valeurs avec celles de HDF.
Ils ont su garder tout au long des différentes phases du projet un regard extérieur tout en étant des nôtres, un combo qui fonctionne avec la culture d’entreprise d’HDF.
